O controle interno é o conjunto de políticas e processos definidos pela administração para garantir que as operações de uma empresa atendam aos objetivos previamente delineados. Pelo fato de se referir aos instrumentos de zelo administrativo, os controles contribuem para a minimização de fatos indesejáveis que podem ocorrer na organização, proporcionando segurança para a administração, a fim de que obtenha êxito nas metas estabelecidas (CFC, 2018).
No âmbito do departamento de contabilidade os controles internos objetivam mitigar e eliminar riscos de distorções relevantes, decorrentes de fraude ou erro. Em resumo, os controles internos objetivam:
- Prevenir e detectar fraudes;
- Identificar problemas financeiros de forma proativa;
- Proteger os recursos (tangíveis e intangíveis) contra roubo e desperdício;
- Operar com eficiência;
- Gerar relatórios confiáveis e oportunos;
- Medir o progresso em direção aos objetivos e metas de negócios;
- Cumprir com as leis e regulamentos aplicáveis;
- Obter financiamento externo.
Elencamos a seguir exemplos de controles internos aplicáveis ao departamento contábil que podem contribuir para elevar o nível de segurança de seu setor.
Segregação de funções
Conforme Resolução nº 1.212/2009, do Conselho Federal de Contabilidade, a segregação de funções significa atribuir a pessoas diferentes as responsabilidades de autorizar e registrar transações e manter a custódia dos ativos. Destina-se a reduzir e prevenir as oportunidades que permitam a qualquer pessoa estar em posição de perpetrar e de ocultar erros ou fraudes no curso normal das suas funções.
Como a fraude pode ocorrer em qualquer nível de uma organização, a separação de funções é crucial não apenas no topo, entre a liderança executiva, mas em cada etapa da hierarquia organizacional. Em grandes organizações, a rotação de atribuições entre funcionários com as mesmas funções de trabalho ajuda a isolar discrepâncias e conduzir análises completas das causas raízes.
Em pequenas empresas onde não há funcionários suficientes para separar completamente as funções, a revisão por pares pode servir a uma função semelhante de “verificações e equilíbrios” para mitigar o risco. Embora a complacência e o conluio ainda possam resultar em relatórios errôneos, exigir a aprovação de colegas em relatórios e funções de trabalho pode eliminar oportunidades de ocultação.
Controles de acesso
Definir níveis de permissão para proteger dados e ativos físicos é um dos controles mais rotineiros utilizados pelas empresas.
Em geral, a definição de níveis de autorização e permissão ocorre em nível sistêmico, sendo o acesso a módulos e funções específicas limitado por senhas. A fim de identificar conflitos de interesse, sobreposição de funções e autoridade, recomenda-se que seja feito monitoramento e revisões periódicas do desenho de autorizações e também logs de acesso.
Os controles de acesso também podem ser de natureza física, através monitoramento por sistema de segurança, restrição de acesso a armazéns, cofres e outros ambientes de custódia de ativos e bens de valor.
Aprovações e limites de alçada
Designar gerentes como responsáveis para autorização de transações também é uma função de controle interno eficiente. Em organizações maiores, as aprovações necessárias podem seguir uma hierarquia, exigindo várias camadas de autorização antes de serem finalizadas.
Quando aplicada corretamente, essa abordagem contribui para eliminar despesas desnecessárias, minimizar desperdício e reduzir a incidência de conluio.
Inspeções de ativos
Inspeções físicas e eletrônicas, são realizadas regularmente para verificar se os saldos contábeis correspondem à realidade. As diferenças podem ser analisadas e investigadas, quando necessário, para resultar em relatórios financeiros precisos. As inspeções incluem inventários de estoques e bens físicos, contagem de caixa, inspeção documental de registros contábeis por amostragens.
Recomenda-se aliar a inspeção elementos aleatórios e de surpresa para garantir que as inspeções estejam livres de manipulações e dissimulações, bem como desencorajar a perpetração de fraudes.
Modelos
A padronização de documentos financeiros cria consistência e segurança. Embora alguns relatórios, tenham um formato padrão, outros documentos podem variar substancialmente entre as equipes de negócios. Criar e usar os mesmos modelos para estimativas, faturas, ordens de compra, solicitações de financiamento, recibos e relatórios de despesas cria comparabilidade entre itens semelhantes durante uma auditoria e reconferência.
Muitos documentos são assinados manualmente. Recomenda-se que as assinaturas que logram a autorização sejam catalogadas e que defina-se procedimentos de inspeções com o intuito de mitigar o risco de adulteração de documentos.
Segurança de dados
Principalmente em entidades de menor porte, a segurança de dados é um controle interno que tem sido subjugado. Como os dados financeiros exigem interação tecnológica entre várias plataformas e módulos, a perda de informações financeiras pode distorcer relatórios e causar transtornos inimagináveis. Quando a tecnologia falha, informações estratégicas podem desaparecer, processos administrativos e operacionais podem ser interrompidos, prejudicando a organização como um todo.
Fraudes relacionadas a apropriação indébita geralmente estão atreladas a adulteração documentais e de registros gerenciais, com ocultação ou destruição de dados. Neste sentido, a disponibilidade de backups e a possibilidade de restauração de versões anteriores pode contribuir para investigações e ações de remediação de danos.
Sequestro de dados e invasão hacker são crimes cada vez mais comuns, com significativos danos às empresas. Assim, a proteção e segurança de dados não deve ser negligenciada por gestores.
Procedimentos analíticos substantivos
A contabilidade pelo método das partidas dobradas garante que os livros estejam sempre equilibrados. No entanto, distorções ainda podem existir, razão pela qual balancetes devem ser analisados em conjunto com procedimentos analíticos substantivos.
Por definição, procedimentos analíticos substantivos consistem em avaliações de informações contábeis por meio de análise das relações plausíveis entre dados financeiros e não financeiros. Procedimentos analíticos compreendem, também, o exame necessário de flutuações ou relações identificadas que são inconsistentes com outras informações relevantes ou que diferem significativamente dos valores esperados
Os procedimentos analíticos incluem, por exemplo, levar em consideração comparações de informações contábeis e financeiras da entidade:
- informações comparáveis de períodos anteriores;
- resultados previstos pela entidade, tais como orçamentos ou previsões, ou expectativas;
- informações de entidades do mesmo setor de atividade, como a comparação entre índices de vendas e contas a receber com as médias do setor ou com outras entidades de porte comparável do mesmo setor.
- entre elementos das informações contábeis que se esperaria que se adequassem a um padrão previsível com base na experiência da entidade, como porcentagens da margem bruta;
- entre informações contábeis e informações não contábeis relevantes, como custos com folha de pagamento e número de empregados.
Reconciliações
A conciliação contábil é um controle interno de suma importância para as organizações. Por meio dela distorções, decorrentes de erro ou fraude, podem ser detectadas e corrigidas tempestivamente
Em resumo, a conciliação contábil é importante para:
- validar informações e registros;
- comparar dados;
- evitar que erros passem despercebidos;
- evitar problemas tributários;
- ajudar o levantamento do balanço patrimonial;
- assegurar a legalidade da declaração de impostos.
Política de contingência
A implementação de controles contábeis adequados não tem sentido, a menos que os funcionários estejam preparados para agir quando perceberem um problema ou detectarem atividades suspeitas. Por isso, políticas formais devem ser criadas para que todos os funcionários saibam identificar quando há suspeita de erro ou de intenção maliciosa e, principalmente, como proceder nestas situações.
Conclusão
Um dos principais desafios de contadores e gestores é garantir que as informações utilizadas nos processos decisórios e estratégicos estejam corretas e livres de distorções relevantes. Para isso, implementar um sistema de controle interno robusto e adequado é essencial.
Entre em contato conosco se precisar de ajuda com a configuração de seus controles contábeis internos. Nossa equipe de especialistas terá o prazer em unir esforços para vencer este desafio!
Luís Paulo Perol
Sócio de Auditoria
Íntegra Auditoria e Consultoria
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